退職の挨拶をメールで社外に連絡する際の3つのマナーとスグ使える文例

退職が決まって考えなければならないのは、日頃お世話になっている社外の人への挨拶です。

社内向けの退職メールとは異なり、社外向けの退職メールには独自のマナーがあります。今回は、社外向け退職メールを送る際のマナーや文例についてご紹介していきます。



■社外向け退職メールのマナー

社外向けに退職メールを送る際には、いくつかのマナーがあります。

一つ目は、自身の退職日を明確に記すこと。

相手側の気持ちになって考えてみれば、自社の担当者がいつまでいるのかは最も重要な点ですよね?

ですので、社外向けの退職メールには必ず退職日を書いておきましょう。

二つ目は、次の担当者の連絡先を記すこと。

これも、相手側の気持ちになれば、当然! 次の担当者が誰なのか分からないまま退職されてしまってはとても迷惑な話です。

次の担当者の名前、部署、直通の電話やメールアドレスなどを明記してください。

三つ目は、退職理由の書き方。

ここも、相手側の気持ちになって考えれば、正解は“一身上の都合”です。

取引先という関係性を超えて親しい場合は、別途プライベートメールなどで、お話するようにしてくださいね。

■社外向け退職メールはいつ送るの?

さて、マナーのおさらいが終わったところで、重要なポイントをお伝えしましょう。

それは社外向けの退職メールを送る時期です。

社内向けの場合は退職日当日に送信するのが一般的ですが、社外向けは違います。社外向けには、退職が公になってから、退職日の2~3週間前までに送信しましょう。

というのも、社外向けには“引き継ぎ”という仕事が発生しますので、あまり急な退職メールの送信はNGなんですよ。



■社外向け退職メールの文例

最後に、社外向け退職メールの文例を確認しておきます。
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件名:退職のご挨拶(会社名、◎◎部、名前)
本文:
◎◎会社 ◎◎さま

お世話になっております。
(会社名)の(名前)です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◎月◎日付で(会社名)を退職することとなりました。

本来ならば、直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となったこと、大変申し訳ございません。

在職中は……(感謝の気持ちや取引での思い出などを書きましょう)。

今後は下記の者が御社の担当となります。
(氏名、部署、メール、電話番号など)

後日改めて(後任者の名前)よりご挨拶に伺わせていただきますので、
何卒よろしくお願いいたします。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展と、◎◎様のご活躍をお祈り申し上げます。
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いかがでしたか? 社外への退職の挨拶をメールで送信する場合は、社内向けよりも早い退職日の2~3週間前に送る必要があるので、お早めにご用意くださいね。